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Pflichtangaben bei geschäftlichen e-Mails
Seit dem 01.01.2007 ist das vom Bundestag beschlossene Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) in Kraft. Ziel dieses Gesetzes ist die Schaffung eines zentralen Unternehmensregisters. Darüber hinaus regelt dieses Gesetz den Umgang mit Pflichtangaben bei gewerblichen Emails.
Mit diesen Regelungen wollte der Gesetzgeber eine Gleichstellung von elektronischer Post zum herkömmlichen Briefverkehr schaffen. Demnach betrifft dies nicht nur Emails mit rechtlicher Bedeutung wie beispielsweise Angebote, Bestellungen, Lieferscheine, Quittungen oder Kündigungen, sondern alle an externe Empfänger versendeten Emails – egal an wie viele Adressaten diese gerichtet ist.
Betroffen von der neuen Regelung sind alle Unternehmen und deren Angestellte, die am Wirtschaftsverkehr teilnehmen - unabhängig von ihrer Rechtsform und ihrer Größe. Die Pflichteingaben im einzelnen sind:
Einzelkaufmann:
• Firma mit Rechtsform
• Ort der Handelsniederlassung
• Zuständiges Registergericht
• Handelsregisternummer
GmbH:
• Rechtsform
• Sitz der Gesellschaft
• Zuständiges Registergericht und
Handelsregisternummer
• Alle Geschäftsführer und gegebenenfalls der
Aufsichtsratsvorsitzende
Aktiengesellschaft:
• Rechtsform
• Sitz der Gesellschaft
• Zuständiges Registergericht
und Handelsregisternummer
• Alle Vorstände und der Aufsichtsratsvorsitzende
Bei GmbHs und Aktiengesellschaften sind alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Familiennamen sowie mindestens einem Vornamen zu nennen. Dies gilt ebenso für den anzugebenden Aufsichtsratsvorsitzenden.
Auch die Verlagerung der Unternehmung ins Ausland ändert nichts an den vorgestellten Änderungen. Das EHUG verlangt bei Zweigniederlassungen die Angabe des Registers in Verbindung mit der Registernummer. Weiterführend gelten die gleichen Vorgaben wie für deutsche Gesellschaften.
Darüber hinaus ist es wichtig zu beachten, dass ein Link in einer Email, der auf das Impressum der Internetseite des Unternehmens verweist, nicht ausreicht. Die Nichtbeachtung kann zur Folge haben, dass beispielsweise Wettbewerber oder bestimmte Rechtsanwaltssozietäten Abmahnungen durchführen. Die Kosten hierfür können bis zu 5.000 € je Fall betragen.
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